Un taller mecánico se puede convertir en un auténtico caos si no sabes gestionarlo ni organizarlo como es debido. Puedes ser un excelente mecánico y descubrir de donde proviene los fallos del vehículo en cuestión, pero si no sabes llevar una gestión de tu taller mecánico como un profesional, puede que empieces a sufrir una fuga de clientes por este motivo y que, en vez de ganar mucho más con tu trabajo, te veas más condicionado por estas irregularidades que estás teniendo. Para que puedas organizarte mejor, te vamos a dar algunas de las razones más importantes por las que debes usar un software de gestión en tu taller mecánico.
Citas previas organizadas
Gracias a los nuevos softwares de gestión de talleres te puedes olvidar de anotar las citas previas en un pequeño cuaderno o agenda en el que todo te va a parecer que está desordenado y poco profesional. Es común en muchos establecimientos que todavía no han dado el salto a lo digital, encontrarse a personas buscando en una agenda llena de borrones y de tachados, cuando con un simple programa como el que nosotros comentamos, puede ser mucho más fácil visualizar los huecos que se tienen libre para que el usuario sepa en qué día le toca. Esto ayudará a que se registre de una manera más efectiva las citas telefónicas, como también si se realiza por una página web.
Registro de vehículos
Otro de los beneficios que vamos a encontrar es la posibilidad de registrar los vehículos de nuestros clientes, como también identificar cuál es su propietario. De esta manera, el software de gestión de talleres consigue realizar una amplia base de datos en la que se encuentran registrados desde los datos que hemos mencionado, hasta otros como por ejemplo el historial del coche, las reparaciones que se han realizado y la fecha en la que se encuentran, como también las facturas emitidas para que de esta manera, si el cliente desea hacer alguna reclamación se sepa exactamente si la pieza estaba dentro de la garantía o no.
Conocimiento del stock
En un taller es esencial saber las piezas que se tienen en el almacén, puesto que si viene un vehículo con una avería y no tenemos la pieza indicada, tendremos que pedirla y en algunos casos puede tardar bastante, para descontento del cliente. Es por eso que conviene tener todo el stock actualizado con el fin de poder ofrecer un servicio de mayor calidad al cliente y que de esta manera quede satisfecho con la reparación y con la rapidez que se ha producido.
Automatización del inventario
Muy relacionado con el stock del inventario está la automatización del mismo. Esta razón es muy interesante y estamos seguros de que te puede interesar, principalmente porque puedes mandarle una orden al software de gestión de talleres para que de esta manera pueda apuntar en la lista del distribuidor que tienes contratado para que en el siguiente pedido te incluya todo lo que vas a necesitar.
Facilita la facturación
En los talleres más antiguos o con técnicas de hace tres o cuatro décadas las facturas se realizan a mano, apuntando cada pieza o cada servicio en una hoja, sin embargo, en la actualidad esto ha quedado en un segundo plano puesto que se puede contar con programas que facilitan la facturación, sin necesidad de escribir a mano, tan solo buscando en el inventario para incluirlo en la factura, siendo incluso más comprensible para el empleado como también para el cliente que tendrá una factura profesional y que entenderá a la primera, puesto que vendrá todos los precios y costes de la reparación.
Gestión de las compras y las ventas
Es importante tener en cuenta las compras y las ventas que se van realizando en el taller con el fin de tener controlado todo el material que sale y que entra. Si por ejemplo compramos un par de piezas que al final el cliente no quiere, puede que tengamos luego problemas para devolverlas al distribuidor por lo que este sistema conseguirá que se sepa en todo momento que es lo que se ha pedido y qué es lo que se ha vendido a cada persona, facilitando de esta manera su organización.
Genera documentos de recepción del vehículo
Contar con plantillas que se generan al ingresar los datos del cliente, como también del coche es algo muy importante, puesto que un buen documento redactado puede ser signo de profesionalidad y de calidad en todos y cada uno de los servicios prestados. Además, ayudará a que se pueda buscar al cliente y a su vehículo y que se genere automáticamente, haciendo el proceso más rápido al autocompletarse los datos.
Histórico de revisiones
A veces tenemos un cliente que viene únicamente para las revisiones habituales, pero no tenemos apuntado qué es lo que se encontró en la última revisión. Es por eso por lo que con estos softwares de gestión de talleres mecánicos se puede saber qué reparación se le hizo y que revisión tuvo, bien para pasar la ITV o alguna otra más importante.
Mejora la búsqueda de piezas
Un almacén de un taller, si no está bien organizado, puede ser un auténtico caos entre marcas de vehículos, tipos de coches o incluso modelos, por este motivo con un programa de estas condiciones podemos tener una búsqueda mucho más fiable, más rápida de lo que podríamos pensar ya que tan solo tendremos que meter los datos del coche, como por ejemplo el año de fabricación, su marca y modelo, para que podamos seguir filtrando hasta la pieza que necesitamos y dónde se encuentra dentro del taller. Todo este proceso al final lo que conseguirá es ahorrarnos mucho más tiempo del que gastaríamos si no lo tuviéramos gestionado y organizado por estos sistemas.
Cita previa por registro online
Otra de las características por las que deberías usar un software de gestión en tu taller son las citas previas online, haciendo que el proceso sea más sencillo, tanto para el cliente como para los mecánicos. A veces no se tiene una persona atenta al teléfono, y es por eso que se facilita la opción de registro online para que la persona pueda pedir dicha cita, indicando qué es lo que busca, si bien una revisión o una reparación, pudiendo elegir el día y la hora que quede libre.
